Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ: 

1. Công dân Việt Nam ở trong nước (là ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em, cô, dì, chú, bác) có nhu cầu xác nhận nhân sự cho thân nhân ruột thịt là công dân Việt Nam ở nước ngoài để làm thủ tục cấp lại hộ chiếu hoặc giấy thông hành, thì nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh (nơi người đề nghị thường trú).  

2. Thời gian tiếp nhận hồ sơ: từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ và chủ nhật). 

3. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ: 

+ Nếu đầy đủ, hợp lệ, thì nhận hồ sơ, in giấy biên nhận và yêu cầu nộp lệ phí cho cán bộ thu lệ phí. Cán bộ thu lệ phí nhận tiền, in (viết) biên lai thu lệ phí và giao giấy biên nhận cùng biên lai thu lệ phí cho người nộp hồ sơ.

+ Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung cho đầy đủ. 

Bước 3: Trả kết quả:

1. Người nhận kết quả đưa giấy biên nhận, chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân cho cán bộ trả kết quả để đối chiếu, nếu đầy đủ và đúng người, thì yêu cầu ký nhận và trả giấy xác nhận nhân sự cho người đến nhận kết quả.

2. Thời gian trả kết quả: từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ, thứ bảy và chủ nhật). 

- 01 tờ khai mẫu X03

- 03 ảnh mới chụp, cỡ 04x6 cm, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, nền trắng.

- 01 bản sao giấy tờ chứng minh quan hệ của thân nhân thường trú ở trong nước với công dân Việt Nam ở nước ngoài (giấy khai sinh hoặc trích lục giấy khai sinh, sổ hộ khẩu...). 

30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Công dân Việt Nam ở trong nước (là ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em, cô, dì, chú, bác) có nhu cầu xác nhận nhân sự cho thân nhân ruột thịt là công dân Việt Nam ở nước ngoài để làm thủ tục cấp hộ chiếu hoặc giấy thông hành.

Giấy xác nhận nhân sự cho công dân Việt Nam ở nước ngoài (mẫu X04).

100.000 đồng (một trăm nghìn đồng)/ 01 giấy xác nhận.

a) Công dân Việt Nam ở trong nước (là ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em, cô, dì, chú, bác) có thân nhân ruột thịt là công dân Việt Nam ở nước ngoài, đề nghị xác nhận nhân sự để làm thủ tục cấp lại hộ chiếu hoặc giấy thông hành.

b) Người đề nghị cấp giấy xác nhận nhân sự cho thân nhân ruột thịt là công dân Việt Nam ở nước ngoài, nộp bản sao giấy tờ chứng minh quan hệ (giấy khai sinh, hộ khẩu,…). Nếu là bản chụp thì xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu.

c) Mẫu Tờ khai đề nghị xác nhận nhân sự cho thân nhân là công dân Việt Nam hiện ở nước ngoài (mẫu X03), phải có xác nhận của Trưởng Công an xã, phường, thị trấn nơi người đề nghị cư trú.

d) Người đề nghị cấp giấy xác nhận nhân sự cho thân nhân ruột thịt là công dân Việt Nam ở nước ngoài xuất trình giấy Chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân còn giá trị của mình để kiểm tra, đối chiếu. 

đ) Người được xác nhận nhân sự phải có (giữ) quốc tịch Việt Nam, không thuộc diện chưa được Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp giấy tờ có giá trị xuất cảnh, nhập cảnh theo quy định của pháp luật Việt Nam vì lý do bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội.

- Luật Quốc tịch năm 2008 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quốc tịch Việt nam năm 2014.

- Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/08/2007 của của Chính phủ về xuất cảnh, xuất cảnh của công dân Việt Nam.

- Thông tư liên tịch số 08/2009/TTLT/BCA-BNG ngày 06/10/2009 của Bộ Công an- Bộ Ngoại giao đã được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 08/2013/TTLT-BCA-BNG ngày 20/8/2013.

- Thông tư số 29/2016/TT-BCA ngày 06/07/2016 của Bộ Công an hướng dẫn việc cấp, sửa đổi hộ chiếu phổ thông ở trong nước cho công dân Việt Nam.

- Thông tư số 219/2016/TT-BTC ngày 10/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành quy định chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp hộ chiếu, thị thực, giấy tờ về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh và cư trú tại Việt Nam.