Quyết tâm đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công tác số hóa hồ sơ, tài liệu

     Xác định công tác số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ là nội dung rất quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số, chuyển đổi trạng thái làm việc từ “truyền thống”  sang  “hiện đại”, từ “thủ công” sang “điện tử”, phục vụ đắc lực, kịp thời, nhanh chóng cho công tác quản lý, tra cứu, khai thác thông tin hồ sơ tài liệu nghiệp vụ trên các hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử, góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ huy…Thực hiện chỉ đạo của Bộ Công an, thời gian qua, Giám đốc Công an tỉnh đã ban hành Kế hoạch thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu trong lực lượng Công an Thanh Hóa. Với khối lượng hồ sơ nghiệp vụ lưu trữ rất lớn, các đơn vị công an trong tỉnh đã tập trung huy động nhân lực, thiết bị, quyết tâm hoàn thành các chỉ tiêu Bộ Công an giao trong năm 2024, hướng đến mục tiêu phải đạt từ 50% trở lên chỉ tiêu Bộ Công an giao trong năm 2024 đối với công tác số hóa hồ sơ, tài liệu.

Để đẩy nhanh tiến độ thực hiện, Giám đốc Công an tỉnh yêu cầu Công an các đơn vị, địa phương tập trung nghiên cứu, bám sát quy định của Bộ Công an và hướng dẫn của các Cục nghiệp vụ, tăng cường lực lượng, rà soát các trang bị kỹ thuật  đường truyền mạng…phục vụ công tác số hóa hồ sơ tài liệu nghiệp vụ. Việc chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu phải tuân thủ quy trình, nguyên tắc bảo vệ bí mật nhà nước, bảo đảm toàn vẹn hồ sơ, tài liệu gốc, tuyệt đối không để mất, thất lạc, hư hỏng hoặc làm thay đổi, xáo trộn trật tự sắp xếp tài liệu trong từng tập hồ sơ, kho hồ sơ lưu trữ. Với tinh thần “làm hết việc, không làm hết giờ”, cán bộ, chiến sĩ thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã làm việc không kể ngày đêm, ngày nghỉ, phối hợp nhịp nhàng trong quá trình thực hiện từ khâu giao nhận tài liệu, hướng dẫn, khắc phục sự cố kỹ thuật v.v…

Từ đầu năm 2024 đến nay, lực lượng Công an toàn tỉnh đã số hóa gần 20 triệu trang tài liệu (đạt 60.9%). Đối với hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong CAND từ tháng 10/2023 đến hết tháng 9/2024 đã số hóa trên 300 nghìn văn bản, đạt tỉ lệ 90%. đối với hồ sơ nghiệp vụ lưu trữ đã số hóa gần 260 nghìn hồ sơ, đạt 66,7%; số hóa các thủ tục hành chính phát sinh hằng ngày đều bảo đảm 100% người dân không phải khai báo lại những giấy tờ đã có, ngoài ra đã số hóa thêm gần 63 nghìn kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ trước ngày 01/7/2022 và còn hiệu lực v.v…

Kết quả bước đầu này  cơ bản bảo đảm tiến độ và vượt chỉ tiêu được giao, thể hiện sự nỗ lực, sáng tạo và quyết tâm của lãnh đạo Công an các cấp và cán bộ, chiến sĩ trực tiếp tham gia thực hiện công tác số hóa, góp phần tích cực trong công cuộc chuyển đổi số quốc gia, phục vụ hiệu quả công tác chuyên môn, nghiệp vụ của lực lượng Công an ngày càng tốt hơn

Đối với công tác số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, chia sẻ phục vụ cung cấp dịch vụ công trực tuyến thuộc các lĩnh vực: Quản lý xuất nhập cảnh; quản lý hành chính về trật tự xã hội; phòng cháy, chữa cháy; đăng ký, quản ký phương tiện giao thông v.v…Giám đốc Công an tỉnh đã giao các đơn vị nghiệp vụ chủ trì hướng dẫn, đôn đốc Công an cấp huyện thực hiện theo đúng quy trình, thủ tục, với nhiệm vụ đề ra: Số hóa 100% hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính phát sinh hằng ngày, đồng bộ 100% kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của Bộ Công an lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Kết quả, các đơn vị đã số hóa được gần 1,4 triệu hồ sơ, tài liệu phát sinh từ ngày 01/7/2022 (đạt trên 66%) và gần 1,2 triệu hồ sơ, tài liệu phát sinh trước ngày 01/7/2022 và còn hiệu lực (đạt trên 50%)

Phòng Hồ sơ Công an tỉnh là đơn vị được giao chủ tri tham mưu, hướng dẫn công tác số hóa, tài liệu lưu trữ trong lực lượng Công an Thanh Hóa, đồng thời phải trực tiếp triển khai thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ được lưu trữ tại đơn vị. Để đáp ứng trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ đợt cao điểm, Phòng Hồ sơ đã được Công an tỉnh trang bị 40 máy scan, 13 máy vi tính, kết nối mạng đường truyền cùng nhiều trang thiết bị khác phục vụ số hóa giai đoạn năm 2024 – 2025. Thực hiện nhiệm vụ được giao, Phòng Hồ sơ đã tập trung nghiên cứu các văn bản của Bộ Công an để tham mưu việc tổ chức triển khai, hướng dẫn quy trình, cách thức số hóa hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến cho Công an các đơn vị, địa phương. Từ khi thực hiện kế hoạch, cán bộ, chiến sĩ phòng Hồ sơ cùng 35 cán bộ, chiến sĩ được điều động trưng dụng từ các phòng nghiệp vụ Công an tỉnh đã làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất, chạy đua với thời gian để đẩy nhanh tiến độ thực hiện, đồng thời luôn bảo đảm tuân thủ đúng quy trình số hóa, tiến hành sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, quét scan văn bản giấy, lập danh mục, nhập hồ sơ, tài liệu lên phần mềm số hóa.

Với sự chỉ đạo quyết liệt và sự quan tâm  động viên, đầu tư kịp thời vật tư, trang thiết bị của lãnh đạo Công an tỉnh, trong 9 tháng năm 2024, đơn vị đã hoàn thành số hóa hơn 12 triệu trang hồ sơ tài liệu và đang tập trung phấn đấu đến hết năm 2024 hoàn thành đạt và vượt kế hoạch đề ra là quét 40% trên tổng số hồ sơ chưa số hóa với trên 75 nghìn tập, tương đương trên 18 triệu trang tài liệu.

Với nỗ lực lớn, quyết tâm cao, khắc phục mọi khó khăn, lực lượng Công an toàn tỉnh đã và đang  hoàn thành tốt mục tiêu, nhiệm vụ của đợt cao điểm thực hiện công tác số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ lưu trữ. Đây là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong năm nay và những năm tiếp theo, tạo bước “chuyển mình” trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, góp phần đẩy mạnh chuyển đổi số các mặt công tác công an./.